Regulamin epidemiologiczny w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczestników, pracowników Organizatora i osób świadczących usługi w ramach wydarzenia II Forum Zakażeń w dniach 12–14 maja 2022 roku:

Higiena otoczenia i środki bezpieczeństwa

1. Organizator oświadcza, że Hotel Warszawianka, ul. Jachranka 77, 05-140 Serock, będący obiektem, w którym odbywa się wydarzenie, uzyskał certyfikat Bezpiecznego hotelu Mice przyznany przez Polską Organizację Turystyczną oraz Poland Convention Bureau, co jest równoznaczne z faktem, iż podmiot używający znaku programu certyfikacji zapoznał się z regulaminem oraz aktualnymi wytycznymi Ministerstwa Rozwoju oraz Głównego Inspektora Sanitarnego dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-2 i oświadcza, że będzie ściśle przestrzegał zawartych w programie zaleceń.
2. Na wydarzenie mogą wejść wyłącznie zarejestrowane przez Organizatora osoby uprawnione do udziału i posiadające identyfikatory konferencyjne, tj. uczestnicy konferencji, zgłoszeni i zarejestrowani wystawcy, zarejestrowane osoby świadczące usługi oraz zarejestrowani przedstawiciele mediów.
3. Wprowadzono procedurę przeprowadzania i dokumentowania wywiadu epidemiologicznego, w szczególności o nieprzebywaniu na kwarantannie lub w izolacji, braku występowania objawów chorobowych oraz o braku kontaktu z osobą, która miała widoczne objawy chorobowe lub była narażona na kontakt z osobą zakażoną. Organizator (Evereth Publishing Sp. z o.o.) odpowiada za przeprowadzenie wywiadu epidemiologicznego u wszystkich biorących udział w wydarzeniu pracowników własnych oraz wszystkich Uczestników wydarzenia.
4. Uczestnik, który miał bliski kontakt z osobą zarażoną koronawirusem SARS-CoV-2 (osoba ta uzyskała potwierdzony, pozytywny wynik testu PCR w kierunku zakażenia koronawirusem SARS-CoV-2), powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt Organizatorowi, zaniechać udziału w konferencji i powiadomić stację epidemiologiczną, bądź skorzystać z formularza online: „Zgłoszenie do objęcia przez sanepid kwarantanną lub izolacją”.
5. Dostosowano liczbę uczestników wydarzenia do obowiązujących przepisów, tj. 1 osoba na 10 m2 (osoby w pełni zaszczepione są niewliczane do limitu osób).
6. Podawanie przez uczestników wydarzenia informacji o zaszczepieniu jest dobrowolne. Osoba, która odmówi udzielenia informacji o zaszczepieniu jest automatycznie zaliczana do osób niezaszczepionych i liczona do limitu 1 osoba na 10 m2.
7. Wprowadza się bezwzględny obowiązek zasłaniania ust i nosa maseczką przez każdą osobę przebywającą w obiektach odbywania się Konferencji. Obowiązek noszenia maseczek dotyczy obiektów zamkniętych. Osoby, które w ww. miejscach nie będą miały zasłoniętych ust i nosa maseczką, będą proszone przez Organizatora lub personel hotelu o ich natychmiastowe zasłonięcie, a w przypadku odmowy o natychmiastowe opuszczenie obiektu.

Punkty obsługi (recepcja konferencji, punkt informacyjny)

1. Ograniczono liczbę punktów obsługi do niezbędnego minimum.
2. Wyposażono w osłony z plexi stanowiska w punktach obsługi.
3. Dopuszczeni do pracy są jedynie pracownicy po przeprowadzonej kontroli temperatury ciała, wykonanej za ich zgodą, oraz wyposażeni w maseczki, zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami prawa lub zaleceniami GIS.
4. Zleca się, aby oczekujący w strefie kolejkowej punktu recepcji konferencyjnej zachowali odstęp minimum 1,5 metra.
5. Preferowane są rozliczenia bezgotówkowe. Terminale płatnicze będą zabezpieczone folią oraz dezynfekowane nie rzadziej niż co godzinę.

Stoiska wystawiennicze

1. Rekomenduje się Wystawcom planowanie zabudowy stoisk bardziej otwartych/przestrzennych, tzn. w miarę możliwości ograniczenie różnego rodzaju ciasnych pomieszczeń.
2. Należy zapewnić zachowanie minimalnej bezpiecznej odległości 1,5 m. Przy powierzchni stoiska, na którym brak możliwości zachowania odległości 1,5 m pomiędzy osobami, rekomenduje się Wystawcom zaplanowanie specjalnych osłon w zaplanowanych punktach do prowadzenia rozmów, stosowanie maseczek ochronnych zasłaniających usta i nos.
3. Rekomenduje się Wystawcom stosowanie elementów zabudowy stoiska o gładkich powierzchniach, łatwych do czyszczenia i dezynfekcji (np. blaty lad informacyjnych, blaty stołów, drzwi do zamykanych pomieszczeń o systemie „wahadłowym”).
4. Wystawcy zobowiązani są do zapewnienia na stoiskach stosownych środków ochrony osobistej oraz środków dezynfekujących dla personelu. Zaleca się również ustawienie płynów dezynfekujących dla gości odwiedzających stoisko.
5. Zaleca się utrzymywanie odpowiedniego dystansu z osobami wchodzącymi na teren stoiska i unikanie uścisków dłoni.
6. Zaleca się Wystawcom, aby w miarę możliwości materiały dla odwiedzających stoisko były dostępne w wersji online.
7. Zobowiązuje się firmy zabudowujące i dostawców w trakcie montażu i demontażu stoisk do zachowania zasad bezpieczeństwa zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami i zaleceniami Głównego Inspektoratu Sanitarnego.
8. Zaleca się Wystawcy dostosowanie liczby dostępnych miejsc siedzących na stoisku poprzez wprowadzenie specjalnych rozwiązań umożliwiających zachowanie odległości przynajmniej 1,5 metra pomiędzy tymi miejscami siedzącymi, zgodnie z aktualnie obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa, a w przypadku braku możliwości zachowania bezpiecznego dystansu pomiędzy osobami noszenie maseczek ochronnych.

Sale wykładowe i warsztatowe

1. Na terenie powierzchni konferencyjnej ograniczono liczbę dostępnych miejsc siedzących, gdzie organizowane jest wydarzenie, poprzez wprowadzenie specjalnych rozwiązań umożliwiających zachowanie odległości przynajmniej 1,5 metra pomiędzy tymi miejscami siedzącymi, zgodnie z aktualnie obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa.
2. W przypadku większej ilości osób biorących udział w sesjach plenarnych uruchomiony zostanie dodatkowy punkt z możliwością retransmisji wydarzenia oraz transmisja na odbiorniki tv w pokojach hotelowych Hotelu Mercure Kasprowy.
3. W salach, gdzie krzesła będą ustawiane, zostanie zachowana bezpieczna odległość między nimi.
4. Podczas wykładów i warsztatów osoby występujące na scenie zobowiązane będą do zachowania bezpiecznej odległości.
5. Osoby występujące na mównicy mogą zdjąć maskę lub inny materiał zasłaniający usta i nos, na czas wystąpienia.
6. Przeprowadzana jest regularna wentylacja pomieszczeń i przestrzeni, w jakich przebywają uczestnicy.

Procedury zapobiegawcze: podejrzenie zakażenia koronawirusem u uczestników, pracowników organizatora i osób świadczących usługi

1. Zaleca się bieżące śledzenie informacji Głównego Inspektora Sanitarnego i Ministra Zdrowia, dostępnych na stronach gov.pl lub www.gov.pl/web/koronawirus/, a także obowiązujących przepisów prawa.
2. W przypadku wystąpienia niepokojących objawów sugerujących zakażenie koronawirusem osoba ta będzie niezwłocznie odizolowana od pozostałych uczestników konferencji. Zostanie powiadomiona właściwa miejscowo powiatowa stacja sanitarno-epidemiologiczna, do której zaleceń i instrukcji należy się ściśle stosować.
3. W zakresie szczegółowych rozwiązań i ważnych wątpliwości dotyczących organizacji wydarzenia Organizator będzie kontaktować się z Państwowym Powiatowym Inspektorem Sanitarnym pełniącym nadzór epidemiologiczny na terenie, na którym odbywa się dane przedsięwzięcie.

Regulamin opracowano w oparciu m.in. o:

• Rozporządzenia Rady Ministrów
• wytyczne GIS i WHO
• wytyczne EEIA (Europejski Związek Przemysłu Targowego)
• wytyczne UFI (Światowego Stowarzyszenia Targów)
• oraz PIPT (Polskiej Izby Przemysłu Targowego)